1) Personas necesarias
Para poder
constituir una asociación son necesarios, al menos, tres socios fundadores.
Estos socios pueden ser personas físicas o jurídicas siempre que esté
previamente aprobado por los órganos de administración de las mismas. En el
caso de que alguno de los miembros de la asociación sea una persona jurídica,
ésta estará representada por una persona física.
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2) Elegir un nombre.
Lo primero que hay que hacer es
elegir el nombre de la asociación. Este debe ser lo más claro posible y no
llevar a engaño sobre su actividad. Existen registros
de asociaciones nacionales y autonómicos que tendríamos que
consultar previamente. Asimismo, si queremos utilizar una página web, debemos
mirar primero si el nombre del dominio está libre.
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3) Ámbito de actuación y objetivo
social.
La
asociación que queramos constituir debe tener un ámbito de actuación, que
puede ser nacional, autonómico o local.
En cuanto al objetivo social que
mueve la creación de la asociación, éste debe ser democrático y nunca
promocionar aspectos como el terrorismo o acciones constitutivas de delito.
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4) Colectivo y medios utilizados.
La asociación ha de apoyar,
preferentemente, a amplios colectivos como podría ser la de los inmigrantes,
familias en riesgo de exclusión social o personas desfavorecidas
económicamente.
Para ejercer nuestra actividad
podremos utilizar una gran diversidad de medios como los cursos, la
prestación de ayudas económicas, etc. Recomiendo, indicar claramente en el
registro que nuestras actividades irán encaminada al cumplimento del objetivo
social.
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5) Documentación necesaria.
Se necesita Acta fundacional en la
que se recogen los datos de los presentes, que han decidido asociarse "por tiempo indefinido", el
nombre de la asociación, el domicilio, el objetivo social y los medios que se
utilizaran para alcanzarlo. En este documento se refleja la elección de los
cargos siendo necesario, al menos, un Presidente, un Secretario y un
Tesorero. Si alguno de los miembros realizara alguna aportación económica o
en bienes, se ha de indicar los importes y quien la realiza, como capital
fundacional.
Se necesita además los Estatutos o
normas que regulan la asociación. En este punto es recomendable contar con la
ayuda de un abogado/asesor puesto que podríamos necesitar incluir normas
específicas como la Protección de Datos o la Ley de Prevención del Blanqueo
de Capitales.
Del mismo modo, deberíamos incluir la
norma de uso de las instalaciones con las que vamos a contar y los
reglamentos internos que sean necesarios. Asimismo, es recomendable
establecer por escrito todo lo relacionado con las convocatorias de Junta
General Ordinaria y Extraordinaria, los procesos para la elección de los
cargos o para la expulsión de socios (por seguridad jurídica). Incluso
de las aportaciones que tengan carácter reintegrable.
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6) Dónde inscribir la asociación.
Dependiendo del ámbito de actuación,
deberemos de realizar la inscripción en un registro o en varios: nacional,
autonómico o local. Es recomendable hacerlo al menos en las nacionales y las
autonómicas donde corresponda. Por ejemplo en Cádiz, en la delegación de gobierno de Andalucía en Cádiz.
En este caso, debemos presentar, además
de los impresos adecuados, una copia del DNI de cada uno de los socios
fundadores de la asociación y varias copias del acta y los estatutos firmadas
por los mismos. El registro nos devolverá un juego con la diligencia de
registro y nos asignara un número registral. Incluso algunos emiten un
certificado del registro.
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7) Agencia Tributaria.
Una vez completados los pasos
anteriores tenemos que solicitar en la Agencia Tributaria un Código de
Identificación Fiscal (CIF) mediante el modelo mediante modelo 036/037 y
solicitar el inicio de las actividades mediante el mismo modelo.
La exención
del IVA para las cuotas de socios es automática y la de las actividades que
realicemos para cumplir el objetivo social, recomiendo pedir el certificado
de exención de IVA. No es para las actividades económicas que pudiéramos
realizar. Si no lo solicitamos, estamos obligados a cobrar el IVA en las
cuotas de socio o en las actividades. Este trámite se realiza emitiendo un
escrito a la Agencia Tributaria.
Alta de la dirección electrónica de
notificaciones (obligatoria para las Personas Jurídicas), para lo que
necesitaremos un certificado digital, que podemos conseguir en la Fábrica
Nacional de Moneda y Timbre y que hemos de dar de alta en Hacienda, mediante
un certificado del registro de asociaciones especifico (tiene una duración de
10 días) y el código del certificado digital, personándose el presidente en
la Agencia Tributaria con la documentación.
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8) Agencia Española de Protección de
Datos.
Registrar los ficheros necesarios en
la Agencia Española de Protección de Datos como
responsables de fichero atendiendo a las características de los datos
personales que manejemos. Nos facilitarán un número de registro de cada uno
de ellos.
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9)
Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias.
Debe
nombrarse un representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión de
Prevención del Blanqueo de Capitales e infracciones monetarias. Normalmente
el Secretario o el Presidente.
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10) Otros registros y trámites.
Dependiendo del tipo de entidad,
deberemos inscribirnos en otros registros, como puede ser un Registro de
Cooperación de nuestra comunidad autónoma, o en el de Voluntariado, si
realizamos labores de voluntariado.
Además, se debe tener en cuenta las
siguientes recomendaciones:
- Guardar toda la documentación
original acumulada.
- Registrar el dominio de Internet
que utilicemos y evitar los gratuitos.
- Puede ser necesario gestionar una
licencia municipal, para el local de la asociación.
- Tener presente que la asociación
debe presentar su declaración de la renta y que necesitará de todos los
documentos que acrediten sus actividades.
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Para más información en cuanto a la creación de asociaciones, o de su gestión en cuanto a burocracia y a cuentas, no dudes en contactar a través de jurisdependencia@outlook.es.
Juan Manuel Espinosa Quintana - Gestor y asesor legal y/o empresarial en Jurisdependencia
Jurisdependencia - Web-blog (sobre derecho, economía, empresa y política) y servicio de asesoría legal y/o empresarial.
Correo electrónico: jurisdependencia@outlook.es
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